Pasirengimas ISO 14001:2026 ir ISO 9001:2026 pokyčiams Microsoft 365 aplinkoje
Sprendimo esmė: ISOPlanner sujungia standartų reikalavimus, procesus, rizikas, tiekėjus, dokumentus, užduotis ir audito įrodymus vienoje valdomoje sistemoje, integruotoje su Microsoft 365.
Dokumentas skirtas organizacijoms, kurios jau taiko vieną ar kelis ISO standartus, planuoja pereiti prie 2026 m. redakcijų arba nori sumažinti priklausomybę nuo pavienių Word, Excel ir el. pašto failų.
Businesstage UAB parengta schema pagal viešai aprašytas ISOPlanner galimybes.
Kodėl reikia veikti dabar?
ISO 14001:2026 paskelbtas 2026 m. balandžio 15 d. Naujoji redakcija sustiprina aplinkos konteksto, vadovybės atsakomybės, vertės grandinės ir pamatuojamų rezultatų svarbą.
ISO 9001 šeštoji redakcija 2026 m. rugpjūčio 30 d. dar nėra paskelbta: ISO/FDIS 9001 patvirtintas, o publikacija numatyta 2026 m. rugsėjo 16 d. Iki tol ISO 9001:2015 išlieka galiojanti redakcija.
Svarbu. Galutinį ISO 9001:2026 reikalavimų vertinimą reikia atlikti tik paskelbus standartą ir remiantis teisėtai įsigytu tekstu. Šiame pristatyme pateikiamos pasirengimo kryptys, o ne galutinė atitikties išvada.
Ką verta skaitmenizuoti pereinant prie 2026 m. redakcijų
Standartų atnaujinimas yra tinkamas momentas ne vien perrašyti dokumentus, bet ir sutvarkyti valdymo ryšius: kas atsakingas, kokia rizika valdoma, koks veiksmas suplanuotas ir kokiu įrašu įrodoma, kad jis atliktas.
| Valdymo sritis | Praktinis skaitmenizavimo rezultatas |
|---|---|
| Rizikos ir galimybės | Vienodas vertinimo modelis, savininkai, terminai, kontrolės, veiksmų planai ir būklės stebėsena. |
| Tiekėjai ir vertės grandinė | Tiekėjų registras, vertinimo kriterijai, sutartys, susijęs turtas, periodiniai pervertinimai ir kritinių priklausomybių matomumas. |
| Klientų patirtis | Grįžtamojo ryšio, skundų, pasitenkinimo ir kitų KPI duomenų rinkimas, atsakomybės bei gerinimo veiksmai. |
| Kokybės ir aplinkosaugos kultūra | Mokymų, komunikacijos, dokumentų perskaitymo patvirtinimų ir vadovybės veiksmų planas su įrodymais. |
| Pokyčių valdymas | Pokyčio inicijavimas, poveikio vertinimas, sprendimas, užduotys, patvirtinimai ir užbaigimo įrodymai. |
| Tikslai ir veiklos rezultatai | Tikslų, rodiklių, reikšmių, ribų, perspėjimų ir vadovybinės analizės ryšys. |
Konkreti apimtis nustatoma atlikus organizacijos procesų, taikomų standartų, dabartinių registrų ir turimų įrodymų peržiūrą.
Platforma, o ne tik dokumentų biblioteka
ISOPlanner vertė atsiranda tada, kai reikalavimai, procesai, rizikos, kontrolės priemonės, dokumentai, užduotys ir įrodymai susiejami į vieną valdymo grandinę. Tai leidžia matyti ne tik sukurtus dokumentus, bet ir realų vykdymą.
Siūloma valdymo logika: reikalavimas → procesas → rizika → dokumentas / kontrolė → užduotis → audito įrodymas.
| Funkcinė sritis | Ką galima valdyti |
|---|---|
| Standartai ir kontrolės | Keli reikalavimų rinkiniai, reikalavimų persidengimai, kontrolės priemonės, savininkai ir padengimo būklė. |
| Procesai ir tikslai | Procesų hierarchija, savininkai, susiję dokumentai, tikslai ir jų KPI. |
| Turtas, rizikos ir tiekėjai | Turto bei tiekėjų struktūra, rizikų analizė, rizikos savininkai, kontrolės ir vertinimo užduotys. |
| Užduotys ir metinis planas | Vienkartinės ir periodinės užduotys, formos, įrodymai, terminai, priminimai ir veiklos istorija. |
| Dokumentai ir įrodymai | SharePoint biblioteka, versijos, tvirtinimai, publikavimas, perskaitymo patvirtinimai ir naudojimo statistika. |
| Ataskaitos ir dashboardai | Asmeniniai, komandų ir organizacijos dashboardai, standartinės ataskaitos, KPI bei Power BI. |
Dashboardai ir vadovybės valdymo vaizdas
ISOPlanner dashboardai gali būti kuriami asmeniui, konkrečiai komandai arba visai organizacijai. Viešai nurodoma daugiau kaip 30 valdiklių, skirtų standartų būklei, rizikoms, užduotims, KPI, dokumentų perskaitymui ir kitiems atitikties rodikliams.
Reprezentacinis Businesstage UAB maketas. Faktinis vaizdas priklauso nuo plano, modulių ir konfigūracijos.
Nauda vadovybei. Viename vaizde matoma ne tik tai, kokie dokumentai sukurti, bet ir kas vėluoja, kurios rizikos nepakankamai valdomos bei kur trūksta įrodymų.
| Dashboardo valdiklis | Vadovybinis klausimas |
|---|---|
| Standarto padengimas | Kokia reikalavimų dalis įgyvendinta, netaikoma arba dar nepadengta? |
| Rizikos pagal būklę | Kiek rizikų dar nepriimta, analizuojama ar neturi veiksmingų kontrolės priemonių? |
| Užduotys ir terminai | Kas vėluoja, kam priskirta ir kur reikalingas vadovybės sprendimas? |
| KPI ir perspėjimai | Kurie rodikliai viršijo nustatytą ribą arba blogėja? |
| Dokumentų perskaitymas | Kurios komandos nepatvirtino, kad susipažino su aktualiomis tvarkomis? |
Rizikų, kontrolės priemonių ir veiksmų valdymas
Rizikos registruojamos su savininku, vertinimo modeliu, būkle ir susijusiomis kontrolės priemonėmis. Riziką galima susieti su turtu, procesu, užduotimis, įvykiais ir įrodymais, todėl rizikos vertinimas tampa veiksmų valdymo procesu, o ne vien Excel įrašu.
ISOPlanner ekrano pavyzdys. Pradinė, esama ir tikslinė rizika leidžia matyti kontrolės priemonių poveikį.
| Rizikos valdymo elementas | Praktinė paskirtis |
|---|---|
| Konfigūruojamas vertinimas | Organizacija nustato tikimybės, poveikio ir rizikos lygių logiką; Premium plane galima papildoma trečioji dimensija. |
| Rizikos savininkas | Aišku, kas turi peržiūrėti riziką, priimti sprendimą ir stebėti veiksmus. |
| Kontrolės susiejimas | Matoma, kokios priemonės mažina riziką ir ar jos įgyvendintos bei stebimos. |
| Veiksmų ir įrodymų istorija | Užduotys, komentarai, terminai ir įrodymai lieka susieti su rizika. |
| Šilumos žemėlapiai ir ataskaitos | Vadovybei pateikiamas vizualus prioritetų ir pokyčio vaizdas. |
KPI, klientų patirtis ir pritaikomos formos
KPI naudojami valdymo sistemos rezultatams matuoti. Duomenys gali būti renkami rankiniu būdu per formas arba automatizuotai per darbo eigas, kaupiami laike ir pateikiami dashboardų grafikuose. KPI galima susieti su tikslais ir kontrolės priemonėmis.
KPI pavyzdys: NPS rodiklis. Taip pat galima matuoti tiekėjų vertinimą, incidentus, neatitiktis ir kitus veiklos rodiklius.
| Pritaikymo pavyzdys | Kaip realizuojama ISOPlanner |
|---|---|
| Klientų patirtis | NPS, pasitenkinimo, skundų ar paslaugos kokybės KPI, periodinės formos ir gerinimo užduotys. |
| Tiekėjų vertinimas | Vertinimo klausimynas, balai, komentarai, privalomi sertifikatų ar kitų įrodymų priedai. |
| Tikslų stebėsena | Vienas ar keli KPI susiejami su procesu ar tikslu ir rodomi atskirame dashboarde. |
| KPI perspėjimai | Premium plane viršijus ribą gali būti sukurtas įvykis ir inicijuotas Teams pranešimas ar darbo eiga. |
| Audito įrodymai | KPI reikšmėms galima reikalauti komentaro ar priedo, todėl išlaikomas sprendimo pagrindimas. |
Dokumentų, įrodymų ir standartų valdymas
Politikos, procedūros, įrašai ir audito įrodymai valdomi per centrinę biblioteką. Oficialioje dokumentacijoje nurodoma, kad dokumentai saugomi kliento SharePoint aplinkoje, o ISOPlanner suteikia ryšius, versijų, tvirtinimo, publikavimo ir naudojimo valdymo funkcijas.
Dokumentai gali būti siejami su reikalavimais, kontrolėmis, procesais, rizikomis ir audito įrodymais.
Keli standartai gali būti valdomi vienoje aplinkoje, mažinant bendrų procesų ir kontrolės priemonių dubliavimą.
Tiekimo grandinė ir organizacinė struktūra
Business ir Premium planuose tiekėjai gali būti valdomi kaip turto struktūros dalis: su sutartimis, SLA, DPA, susijusiu turtu, vertinimo užduotimis ir pritaikytomis tiekėjo vertinimo formomis. Organizaciniai vienetai leidžia atskirti įmones, padalinius ar vietas ir priskirti jiems skirtingus standartus.
Tiekėjų hierarchija padeda matyti kritines priklausomybes ir su tiekėju susietus dokumentus, rizikas bei užduotis.
Organizaciniai vienetai ypač naudingi grupėms, kelioms veiklos vietoms ar skirtingoms standartų taikymo sritims.
Integracija su Microsoft 365
Sprendimas pritaikytas organizacijoms, dirbančioms Microsoft 365 aplinkoje. ISOPlanner viešai nurodo integracijas su Microsoft Entra ID, SharePoint, Outlook, Teams, Planner, Power BI ir Power Automate.
| Microsoft 365 dalis | Praktinis naudojimas |
|---|---|
| Entra ID | Naudotojų ir grupių įtraukimas, prisijungimas Microsoft paskyra ir teisių valdymas pagal pasirinktą planą. |
| SharePoint | Politikų, procedūrų ir įrodymų saugojimas kliento SharePoint aplinkoje; ISOPlanner suteikia valdymo sluoksnį. |
| Outlook ir Teams | Užduočių gavimas ir atlikimas darbuotojams įprastuose darbo kanaluose. |
| Planner | Atitikties užduočių sinchronizavimas komandoms, kai ši integracija įtraukta į pasirinktą sprendimą. |
| Power BI | Pritaikytos ataskaitos ir interaktyvūs vadovybiniai rodikliai. |
| Power Automate | Pasikartojančių veiksmų, pranešimų ir įrodymų rinkimo automatizavimas. |
Duomenų valdymo principas. Oficialiame ISOPlanner apraše nurodoma, kad dokumentai saugomi kliento SharePoint aplinkoje. Vis dėlto prieš diegimą turi būti patvirtinta architektūra, prieigos, duomenų vieta, saugumo reikalavimai ir kliento Microsoft 365 administratoriaus dalyvavimas.
Užduotys, metinis planas ir automatizavimas
- vienkartinės ir periodinės užduotys gali būti siejamos su rizikomis, kontrolėmis, turtu, tiekėjais ir procesais;
- užduotims naudojami kontroliniai sąrašai arba pritaikomos formos su tekstu, data, pasirinkimu, skaičiumi ir priedais;
- metinis planas pateikia pasikartojančių stebėsenos, auditų ir peržiūrų darbų vaizdą;
- veiklos istorijoje fiksuojami svarbūs įvykiai, komentarai ir vėlavimai;
- Power Automate gali inicijuoti darbo eigas, rinkti įrodymus ir siųsti pranešimus į Teams.
Businesstage UAB siūlomas migracijos kelias
Faktinė trukmė priklauso nuo standartų, dokumentų, padalinių, integracijų ir vartotojų apimties.
| Etapas | Businesstage UAB darbai | Rezultatas klientui |
|---|---|---|
| 1. Įvertinimas | Poreikių sesija, esamos sistemos ir 2026 m. pokyčių spragų peržiūra. | Patvirtinta apimtis ir prioritetai. |
| 2. Projektavimas | Valdymo modelis, rolės, registrai, klasifikatoriai ir migracijos planas. | Suderinta būsimos sistemos struktūra. |
| 3. Konfigūracija | Standartai, procesai, rizikos, tiekėjai, dokumentai, užduotys ir ataskaitos. | Veikiantis ISOPlanner karkasas. |
| 4. Perkėlimas ir mokymai | Duomenų perkėlimas, naudotojų mokymai, bandomasis naudojimas. | Komanda geba dirbti sistemoje. |
| 5. Paleidimas | Korekcijos, priėmimo patikra, palaikymo susitarimas. | Valdoma sistema ir aiškus priežiūros režimas. |
Siūlomas kitas žingsnis
60–90 min. poreikių sesija. Jos metu patvirtinami taikomi standartai, dabartinė dokumentų ir registrų būklė, vartotojų skaičius, Microsoft 365 aplinka, planuojami auditai ir prioritetinės rizikos. Po sesijos parengiamas individualus komercinis pasiūlymas.
Apie Businesstage UAB
Businesstage UAB – verslo konsultacijų įmonė, padedanti organizacijoms diegti, audituoti, prižiūrėti ir skaitmenizuoti vadybos sistemas, tobulinti verslo procesus bei pasirinkti tinkamus IT sprendimus.
| Paslaugų kryptis | Businesstage UAB paslaugos |
|---|---|
| ISO vadybos sistemos | ISO vadybos sistemų diegimas ir pasirengimas sertifikavimui; ISO standartų diegimo ir taikymo mokymai; periodinė sistemų priežiūra ir tobulinimas. |
| Auditai ir vertinimai | Vidaus auditai; pagalba ir kliento atstovavimas išoriniuose bei sertifikavimo audituose; GAP analizės ir atitikties vertinimai. |
| ISO skaitmenizavimas | Esamų ISO sistemų migracija į ISOPlanner; sistemos konfigūravimas; dokumentų ir registrų perkėlimas; naudotojų mokymai ir tęstinė priežiūra. |
| Energetiniai ir technologiniai auditai | Energetinių auditų paslaugos, EVA ir technologinių auditų rengimas. |
| Verslo ir IT konsultacijos | Verslo procesų analizė, tvarkymas ir optimizavimas; konsultacijos renkantis verslui tinkamus IT produktus ir technologinius sprendimus. |
| LEAN ir problemų sprendimas | LEAN metodų diegimas; LEAN mokymai; „Problem Solving“, 5 Why, Ishikawa, Pareto, PDCA ir A3 problemų sprendimo mokymai. |
ISOPlanner projekto vertė. Klientas gauna ne tik programos licenciją: įvertiname esamą ISO sistemą, parengiame migracijos struktūrą, sukonfigūruojame rizikų, tiekėjų, KPI, dokumentų ir užduočių logiką, apmokome naudotojus ir padedame sistemą prižiūrėti.
Rekomenduojamas startas. 60–90 min. poreikių sesija ir trumpa demonstracija pagal kliento taikomus standartus, rizikas bei dabartinę dokumentų valdymo situaciją.
Ribos ir patvirtinimai
ISOPlanner yra valdymo priemonė, tačiau savaime nepatvirtina atitikties ir negarantuoja sertifikavimo. Konfigūraciją, standartų turinį, licencijos planą, integracijas, duomenų apsaugos sąlygas ir faktinius ekrano vaizdus būtina patvirtinti demonstracijos bei diegimo projektavimo metu.
Informacijos šaltiniai
ISO 14001:2026 paskelbimas | ISO 14001:2026 pokyčių apžvalga | ISO 9001 redakcijos būklė | ISOPlanner dokumentacija | ISOPlanner funkcijos ir kainodara | Dashboardų funkcijos | KPI ir formos | Tiekimo grandinė