Daugelyje organizacijų kokybės, informacijos saugos ar aplinkosaugos standartų priežiūra vis dar reikalauja neproporcingai daug rankinio darbo. ISO vadybos sistema neturėtų būti sudėtingas ir painus „Excel“ lentelių, pasiklydusių el. laiškų ir atskirų dokumentų registrų rinkinys. Ji turi kurti realią vertę: padėti organizacijai sklandžiai valdyti procesus, rizikas, darbuotojų atsakomybes ir užtikrinti nuolatinį tobulėjimą.
Businesstage padeda iš esmės transformuoti jūsų atitikties valdymą, perkeliant ISO vadybos sistemą į išmanią skaitmeninę aplinką naudojant ISOPlanner – specializuotą platformą, kuri 100 % integruojasi su jūsų jau naudojama Microsoft 365 ekosistema.
Vienoje centralizuotoje erdvėje valdykite viską: nuo standarto reikalavimų, dokumentų versijų kontrolės, rizikų vertinimo iki neatitikčių fiksavimo ir audito įrodymų kaupimo. Rezultatas? Aiškus procesų valdymas darbuotojams, skaidri kontrolė vadovybei ir greitas, streso nekeliantis pasirengimas sertifikavimo auditams.
Kodėl vadybos sistemos efektyvumui būtinas ISOPlanner?
Tradicinis pasiruošimas vidaus auditui dažnai virsta chaotišku įrodymų rinkimu paskutinę minutę. ISOPlanner leidžia šią informaciją sujungti į gyvą, nuolat veikiantį mechanizmą. Kiekvienas standarto reikalavimas (ar tai būtų ISO 9001 kokybės valdymas, ar ISO 27001 informacijos sauga) susiejamas su konkrečiu procesu, identifikuota rizika, kontrolės priemone ir atsakingu darbuotoju.
Viena platforma keliems ISO standartams ir direktyvoms
Augančioms įmonėms dažnai tenka vienu metu užtikrinti atitiktį keliems skirtingiems reikalavimams, kurių procesai persidengia. ISOPlanner sukurta integruotai vadybos sistemai valdyti, išvengiant nereikalingo darbo dubliavimo. Platforma idealiai pritaikyta:
- ISO 9001 (Kokybės vadybos sistema)
- ISO/IEC 27001 (Informacijos saugos vadybos sistema)
- ISO 14001 (Aplinkos apsaugos vadybos sistema)
- ISO 45001 (Darbuotojų saugos ir sveikatos standartas)
- NIS2, BDAR (GDPR), SOC 2 ir kitiems griežtiems atitikties reikalavimams.
Sklandi integracija su Microsoft 365 – jūsų kasdienėje darbo aplinkoje
Vienas didžiausių ISOPlanner išskirtinumų – jums nereikia mokytis dirbti visiškai naujoje, atskiroje programoje. Viskas vyksta ten, kur jūsų komanda jau dirba:
- Microsoft SharePoint – užtikrina saugų dokumentų valdymą, versijų kontrolę ir patvirtinimo darbo eigas.
- Microsoft Outlook ir To Do – paverčia ISO užduotis kasdieniais, lengvai sekamais darbais.
- Microsoft Teams – palengvina komandinį bendradarbiavimą sprendžiant incidentus ar vykdant projektus.
- Microsoft Power BI – atvaizduoja realaus laiko KPI ir atitikties progresą vadovams.
Dinamiškas rizikų ir neatitikčių valdymas
Rizikų vertinimas tampa ne formaliu dokumentu, o veikiančia prevencijos priemone. ISOPlanner leidžia centralizuotai registruoti rizikas, priskirti joms mažinimo veiksmus ir stebėti jų įgyvendinimą. Įvykus incidentui ar fiksavus neatitiktį, sistema leidžia operatyviai suplanuoti korekcinius veiksmus, nustatyti terminus ir išsaugoti atlikimą pagrindžiančius įrodymus tiesiai prie atitinkamo standarto punkto.
Tiekimo grandinės ir trečiųjų šalių kontrolė
Šiandieniniame versle (ypač atsižvelgiant į ISO 27001 ar NIS2 reikalavimus), tiekėjų valdymas yra kritiškai svarbus. Platformoje galite centralizuotai kaupti tiekėjų sutartis, atlikti periodinius jų vertinimus ir valdyti su trečiosiomis šalimis susijusias informacijos saugos bei veiklos tęstinumo rizikas.
Kaip Businesstage užtikrina sėkmingą sistemos įdiegimą?
ISOPlanner yra galingas technologinis įrankis, tačiau net ir geriausia programinė įranga neveiks, jei nebus pritaikyta unikaliems jūsų įmonės veiklos procesams. Businesstage komanda sujungia gilias vadybos sistemų, procesų optimizavimo (LEAN metodikos) ir skaitmeninių sprendimų integracijos kompetencijas. Mes ne tik parduodame licenciją – mes paverčiame ją veikiančiu įrankiu.
Mūsų skaitmenizavimo paslaugos apima:
- Esamos situacijos ir procesų auditą. Įvertiname jūsų turimą dokumentaciją, rizikų registrus bei procesų savininkų atsakomybes. Identifikuojame informacijos dubliavimą ir biurokratines kliūtis.
- Sistemos architektūros projektavimą. Sukuriame aiškią būsimos skaitmeninės vadybos sistemos struktūrą, pritaikytą pagal konkrečius jūsų organizacijos tikslus ir sertifikavimo reikalavimus.
- ISOPlanner konfigūravimą ir automatizavimą. Pritaikome platformą ir panaudojame Microsoft Power Automate galimybes, kad dokumentų tvirtinimas, priminimai apie peržiūras ir audito įrodymų rinkimas vyktų automatiškai.
- Duomenų migraciją. Saugiai perkeliame aktualią informaciją iš senų Excel, Word ar paskirų SharePoint aplankų, tuo pačiu išvalydami nebeaktualius duomenis.
- Komandos mokymus ir tęstinę priežiūrą. Užtikriname, kad jūsų darbuotojai mokėtų naudotis sistema. Suteikiame palaikymą ruošiantis pakartotiniam sertifikavimui ar plečiant veiklą.
Dažniausiai užduodami klausimai (FAQ)
ISOPlanner – tai skaitmeninė ISO vadybos ir atitikties valdymo platforma, padedanti vienoje aplinkoje susieti standartų reikalavimus, procesus, dokumentus, rizikas, kontrolės priemones, užduotis, KPI, tiekėjus, neatitiktis ir audito įrodymus.
Jos paskirtis – padėti organizacijai ne tik dokumentuoti vadybos sistemą, bet ir nuolat ją valdyti, stebėti bei tobulinti.
Excel, Word ir atskiri katalogai gali būti tinkami pavienėms užduotims, tačiau augant vadybos sistemai informacija dažnai išskaidoma tarp skirtingų failų, atsakingų asmenų ir registrų.
ISOPlanner leidžia šiuos elementus susieti tarpusavyje.
Pavyzdžiui, konkreti rizika gali būti susieta su procesu, kontrolės priemone, atsakingu darbuotoju, užduotimi, dokumentu ir jos įgyvendinimo įrodymu. Dėl to vadybos sistema tampa ne failų rinkiniu, o vientisu valdymo procesu.
ISOPlanner gali būti naudojamas įvairioms vadybos ir atitikties sistemoms valdyti, įskaitant:
- ISO 9001 kokybės vadybos sistemą;
- ISO/IEC 27001 informacijos saugos vadybos sistemą;
- SO 14001 aplinkos apsaugos vadybos sistemą;
- ISO 45001 darbuotojų saugos ir sveikatos vadybos sistemą;
- ISO/IEC 42001 dirbtinio intelekto vadybos sistemą;
- NIS2, GDPR ir kitus organizacijai aktualius atitikties reikalavimus.
Konkreti sistemos struktūra pritaikoma pagal organizacijos veiklą ir taikomus reikalavimus.
Taip. Tai viena svarbiausių skaitmeninės vadybos sistemos naudų.
Jeigu organizacija taiko kelis standartus, bendri procesai, dokumentai, rizikos ar kontrolės priemonės gali būti susieti su daugiau nei vienu reikalavimu.
Tokiu būdu mažėja informacijos dubliavimas ir tampa paprasčiau valdyti integruotą vadybos sistemą.
Taip.
ISOPlanner gali būti naudojamas procesams, atsakomybėms, dokumentams, rizikoms ir galimybėms, kokybės tikslams, KPI, neatitiktims, korekciniams veiksmams ir auditų informacijai valdyti.
Tai padeda ISO 9001 sistemą glaudžiau susieti su realia organizacijos veikla.
Taip.
Platformoje galima valdyti informacijos saugos rizikas, kontrolės priemones, susijusius procesus, turtą, tiekėjus, užduotis, dokumentus ir audito įrodymus.
Tai leidžia sistemingiau prižiūrėti ISMS ir pasirengimą ISO/IEC 27001 auditams.
ISOPlanner gali būti naudojamas kaip priemonė NIS2 atitikties veikloms struktūruoti ir valdyti kartu su kitais organizacijos informacijos saugos reikalavimais.
Reikalavimus galima susieti su rizikomis, kontrolėmis, užduotimis, atsakingais darbuotojais ir jų įgyvendinimo įrodymais.
Svarbu atskirti technologinę valdymo platformą nuo teisinio ar regulatorinio atitikties vertinimo – konkrečią NIS2 taikymo apimtį organizacija turi įsivertinti pagal jai taikomus reikalavimus.
Ne.
ISOPlanner yra technologinė vadybos sistemos valdymo platforma. Ji padeda efektyviau valdyti informaciją, atsakomybes, užduotis ir įrodymus, tačiau pati savaime nesukuria organizacijos procesų ar vadybos sistemos metodikos.
Todėl Businesstage padeda organizacijai suprojektuoti ISOPlanner struktūrą taip, kad ji atitiktų realius procesus, atsakomybes ir vadybos sistemos poreikius.
Ne.
ISOPlanner padeda organizacijai įdiegti ir prižiūrėti vadybos sistemą bei pasirengti auditams.
ISO sertifikavimą atlieka nepriklausoma sertifikavimo įstaiga.
Taip.
Jeigu organizacija jau turi ISO dokumentaciją, rizikų registrus, procesų aprašymus, tiekėjų sąrašus, KPI ar kitą vadybos sistemos informaciją, jos nereikia kurti iš naujo.
Businesstage gali padėti įvertinti esamą sistemą, nustatyti, ką tikslinga perkelti, ir suprojektuoti naują skaitmeninę struktūrą.
Migracija kartu yra gera proga pašalinti pasikartojančią ar nebeaktualią informaciją.
Nebūtinai.
ISOPlanner gali būti naudojamas kartu su Microsoft SharePoint, todėl dokumentai gali likti organizacijos Microsoft 365 aplinkoje.
ISOPlanner suteikia galimybę dokumentus susieti su procesais, standartų reikalavimais, rizikomis, kontrolės priemonėmis ar kitais vadybos sistemos elementais.
Taip, dokumentų valdymą galima organizuoti taip, kad būtų aiškiai matoma aktuali versija, atsakingi asmenys, tvirtinimo procesas ir dokumento ryšys su vadybos sistema.
Konkreti dokumentų valdymo logika priklauso nuo pasirinktos ISOPlanner ir Microsoft 365 konfigūracijos.
Taip.
Periodinėms ar vienkartinėms veikloms gali būti nustatyti atsakingi asmenys ir terminai.
Priklausomai nuo naudojamų integracijų, ISO vadybos sistemos veiklos gali būti susietos ir su įprastomis Microsoft 365 darbo priemonėmis.
Tai padeda sumažinti priklausomybę nuo rankinių priminimų ir atskirų kontrolinių lentelių.
Taip.
Į metinį planą galima įtraukti periodines vadybos sistemos veiklas, pavyzdžiui:
rizikų peržiūras, vidaus auditus, tiekėjų vertinimus, dokumentų aktualumo patikras, KPI analizę, vadovybinę analizę ir kitus organizacijai reikalingus veiksmus.
Tai leidžia ISO sistemos priežiūrą paskirstyti per visus metus.
Vienas svarbiausių principų – audito įrodymus kaupti proceso metu, o ne pradėti jų ieškoti prieš auditą.
ISOPlanner gali padėti susieti standarto reikalavimą su dokumentais, kontrolės priemonėmis, užduotimis, atsakingais asmenimis ir atlikimo įrodymais.
Dėl to audito metu informaciją galima rasti greičiau ir nuosekliau.
Taip.
Platforma gali būti naudojama vidaus auditų planavimui, veiksmų registravimui, nustatytų neatitikčių valdymui ir susijusių įrodymų saugojimui.
Tai padeda išlaikyti aiškią audito istoriją.
Neatitiktį galima susieti su konkrečiu procesu, rizika, standarto reikalavimu ar kita vadybos sistemos dalimi.
Tuomet galima paskirti atsakingą asmenį, nustatyti terminą, suplanuoti korekcinius veiksmus ir fiksuoti jų atlikimo įrodymus.
Taip neatitikčių valdymas tampa kontroliuojamu procesu nuo nustatymo iki uždarymo.
Taip.
ISOPlanner galima naudoti rizikoms registruoti, vertinti ir prižiūrėti.
Rizikos gali būti susiejamos su procesais, kontrolės priemonėmis, tiekėjais, dokumentais, atsakingais darbuotojais ir rizikos mažinimo veiksmais.
Tai padeda matyti ne tik rizikos įvertinimą, bet ir realias jos valdymo priemones.
Taip.
Tiekėjus galima įtraukti į bendrą vadybos sistemos struktūrą ir susieti su jų vertinimais, rizikomis, dokumentais, periodinėmis užduotimis ar kitais organizacijai aktualiais elementais.
Tai ypač svarbu informacijos saugos, kokybės ir tiekimo grandinės valdymo srityse.
Taip.
Vadybos sistemos tikslai gali būti susiejami su KPI ir jų rezultatais.
Tokiu būdu galima stebėti ne tik atitikties veiklas, bet ir realų organizacijos progresą.
Taip.
Skirtingiems naudotojams gali būti aktuali skirtinga informacija.
Darbuotojui svarbios jo užduotys, proceso savininkui – konkretaus proceso būklė, o vadovybei – bendras rizikų, užduočių, tikslų, KPI ir atitikties progresas.
Tai leidžia vadybos sistemą naudoti ne tik ISO koordinatoriui.
Taip.
Priklausomai nuo pasirinkto sprendimo ir poreikių, ISOPlanner gali būti naudojamas kartu su Microsoft 365 ekosistemos įrankiais, tokiais kaip:
SharePoint, Teams, Outlook, Planner, Power Automate, Power BI ir Entra ID.
Tai leidžia ISO vadybos sistemą integruoti į organizacijoje jau naudojamą skaitmeninę darbo aplinką.
Power Automate gali būti naudojamas pasikartojantiems vadybos sistemos veiksmams automatizuoti.
Pavyzdžiui, galima kurti dokumentų tvirtinimo, priminimų, periodinių užduočių, incidentų registravimo ar kitus organizacijos procesus.
Automatizavimo apimtis parenkama pagal konkretaus kliento poreikius.
Taip.
Jeigu organizacijai reikalinga platesnė vadybos ar veiklos analitika, sistemos informaciją galima papildomai pateikti per Microsoft Power BI sprendimus.
Tai gali būti naudinga vadovybei, kuri nori matyti svarbiausius rodiklius ir tendencijas vienoje ataskaitų aplinkoje.
Taip.
Skaitmeninę sistemą galima pradėti kurti dar pasirengimo sertifikavimui metu.
Kai procesai, rizikos, dokumentai, užduotys ir atsakomybės nuo pradžių kuriami struktūruotai, vėliau vadybos sistemą prižiūrėti yra paprasčiau.
Taip.
Tokiu atveju pagrindinis tikslas dažniausiai būna ne sukurti vadybos sistemą iš naujo, o sumažinti administravimo apimtį, centralizuoti informaciją ir pagerinti sistemos priežiūrą.
Sprendimo tinkamumas priklauso ne vien nuo organizacijos dydžio.
Svarbiau yra vadybos sistemos sudėtingumas, taikomų reikalavimų skaičius, procesų apimtis ir darbuotojų įsitraukimas.
Kai net ir nedidelė organizacija valdo kelis standartus ar daug periodinių atitikties veiklų, centralizuota sistema gali suteikti reikšmingos naudos.
Taip, sistema gali būti struktūruojama taip, kad joje būtų aiškiai atskiriami arba siejami skirtingi procesai, atsakomybės, padaliniai ar veiklos sritys.
Konkreti struktūra parenkama diegimo metu.
Vieno universalaus termino nėra.
Diegimo trukmė priklauso nuo organizacijos dydžio, standartų skaičiaus, esamos vadybos sistemos būklės, migracijos apimties, integracijų ir automatizavimo poreikio.
Todėl Businesstage pirmiausia įvertina esamą situaciją ir tik tuomet pasiūlo projekto apimtį bei diegimo etapus.
Ne.
Daugeliu atvejų racionalu pradėti nuo svarbiausių procesų ir sistemą plėsti etapais.
Pavyzdžiui, pirmiausia galima skaitmenizuoti dokumentų, rizikų ir užduočių valdymą, o vėliau pridėti tiekėjų valdymą, KPI, automatizavimą ar papildomus standartus.
Taip, tačiau mokymų apimtis priklauso nuo darbuotojo rolės.
ISO sistemos administratoriams ir koordinatoriams reikia gilesnių žinių, o daugeliui kitų naudotojų pakanka suprasti, kaip atlikti jiems priskirtas užduotis, pateikti informaciją ar patvirtinti veiksmus.
Businesstage gali parengti mokymus skirtingoms naudotojų grupėms.
Businesstage gali padėti suprojektuoti ir sukonfigūruoti sistemą pagal organizacijos vadybos modelį.
Tai apima procesų struktūrą, atsakomybes, dokumentus, rizikas, užduotis, KPI, tiekėjus, standartų reikalavimus ir reikalingas integracijas.
Taip.
Po diegimo gali būti teikiamos konsultacijos, sistemos tobulinimas, procesų optimizavimas, papildomų funkcijų diegimas, pagalba ruošiantis auditams ir kitos sutartos priežiūros paslaugos.
Pirmas žingsnis – įvertinti dabartinę vadybos sistemą.
Paprastai peržiūrime, kokie standartai taikomi, kaip šiandien valdomi dokumentai, rizikos, užduotys, auditai ir atsakomybės, kokia naudojama Microsoft 365 aplinka ir kur organizacija patiria daugiausia administracinio darbo.
Tuomet galima aiškiai nustatyti, kokią naudą ISOPlanner galėtų suteikti ir kokios apimties diegimas būtų tikslingas.
Kiekvienos organizacijos vadybos sistema skiriasi. Todėl prieš siūlydami konkretų ISOPlanner sprendimą pirmiausia įvertiname jūsų procesus, taikomus standartus, naudojamus įrankius ir skaitmenizavimo tikslus.
Susisiekite su Businesstage – aptarsime jūsų esamą ISO vadybos sistemą ir parodysime, kaip ją būtų galima supaprastinti, skaitmenizuoti ir efektyviau valdyti su ISOPlanner.
Ženkite žingsnį link išmanaus atitikties valdymo
Jeigu jūsų ISO sistema vis dar reikalauja begalės administracinių valandų, skaitmenizavimas yra geriausia proga ją iš esmės supaprastinti. Sumažinkite rankinio darbo apimtis, aiškiai paskirstykite atsakomybes ir būkite ramūs dėl artėjančių auditų.
Businesstage – nuo išsamios vadybos procesų analizės iki pilnai veikiančios, automatizuotos ir lengvai prižiūrimos atitikties valdymo aplinkos.
Susisiekite su mumis ir aptarkime, kaip ISOPlanner gali optimizuoti jūsų organizacijos veiklą.